Каждый работодатель обязан:
- обеспечить в момент приема на работу наемных работников оформление обязательного пенсионного страхования (если гражданин не был зарегистрирован);
- ежемесячно перечислять в ПФР страховые взносы за каждого работника;
- ежеквартально представлять индивидуальные сведения в отношении всех своих работников;
- представлять реестры застрахованных лиц по установленной форме о дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии (в случае их уплаты) в установленные законом сроки.
Сведения о заработной плате (доходе) и начисленных и уплаченных страховых взносах за застрахованных лиц представляются на основании данных бухгалтерского учета.
Сведения о страховом (трудовом) стаже представляются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица, а также данных бухгалтерского учета о начислении и уплате страховых взносов.
Вместе с индивидуальными сведениями страхователь представляет ведомость по уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, в которой отражает сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах в целом по организации за расчетный период, а также имеющуюся задолженность по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода. Форма указанной ведомости (АДВ-11) утверждена постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п.
Копию сведений представленных в территориальный орган Фонда для включения в лицевой счет застрахованного лица, страхователь передает этому лицу в недельный срок с даты приема сведений территориальным органом.
В случае обнаружения ошибок в формах документов персонифицированного учета страхователь в 2-недельный срок представляет исправленные формы. При этом страхователь в недельный срок выдает застрахованному лицу копию уточненных индивидуальных сведений.
В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграж дения по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, страхователь передает застрахованному лицу копию его индивидуальных сведений, которые ранее не были представлены в территориальный орган Фонда. Страхователь обязан получить у застрахованного лица письменное подтверждение передачи ему этих сведений. Указанные индивидуальные сведения передаются в территориальный орган Фонда вместе с описью документов.
При подаче заявления о назначении пенсии застрахованное лицо обращается к страхователю о представлении на него в территориальный орган Фонда индивидуальных сведений. Страхователь в сроки, указанные в запросе, представляет в территориальный орган Фонда требуемые документы и индивидуальные сведения об этом лице.
При снятии с учета в территориальном органе фонда в качестве страхователя в связи с ликвидацией одновременно с документами о снятии с учета страхователь представляет индивидуальные сведения на всех работающих у него застрахованных лиц, которые ранее не были представлены е территориальный орган Фонда. Копии сведений страхователь передает застрахованным лицам.
Индивидуальные сведения, представляемые в территориальный орган Фонда страхователем, являющимся юридическим лицом, заверяются подписью и печатью работодателя.
Индивидуальные сведения, представляемые в территориальный орган Фонда страхователем, не являющимся юридическим лицом, заверяются его подписью.
Сведения, содержащиеся в представленных страхователем документах, подготовленных с нарушением форм документов или правил их заполнения, в лицевые счета не вносятся и возвращаются страхователю с указанием обнаруженных нарушений.
По требованию территориального органа фонда страхователь представляет дополнительные сведения, в том числе подтверждающие начисление и уплату страховых взносов, трудовой (страховой) стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии, за периоды до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования работающих у него застрахованных лиц.
При обнаружении несоответствия между представленными индивидуальными сведениями о застрахованных лицах и результатами проверки территориальный орган Фонда уведомляет страхователя об имеющихся расхождениях и необходимости их устранения.
Страхователь в двухнедельный срок после получения уведомления территориального органа Фонда об имеющихся расхождениях между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки обязан усгранить их и представить уточненные данные.
Если страхователь в установленный срок не устранил недочеты, обнаруженные Фондом, страховщик самостоятельно принимает решение о корректировке индивидуальных сведений и не позднее семи дней со дня принятия такого решения сообщает об этом страхователю и застрахованным лицам.
Индивидуальные сведения о застрахованных лицах могут представляться в письменной или электронной форме с применением электронно-цифровой подписи (на магнитных носителях или по каналам связи).
Застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, представляет в территориальный орган Фонда сведения об уплаченных страховых взносах за расчетный период вместе с копией платежного документа.
Территориальный орган Фонда сверяет представленные сведения с данными о страховых взносах, поступивших в ПФР.
Сведения об уплаченных страховых взносах за расчетный период, подтвержденные органами федерального казначейства, включаются в лицевой счет застрахованного лица.
Сведения об иных периодах, включаемых в страховой стаж в соответствии с Законом о трудовых пенсиях, представляются застрахованными лицами самостоятельно в территориальные органы фонда по месту жительства.
Копии сведений по персонифицированному учету, представленных в территориальный орган Фонда страхователем, хранятся у страхователя в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
В случае смерти застрахованного лица орган записи актов гражданского состояния в течение месяца со дня регистрации факта смерти представляет в территориальный орган Фонда сведения о смерти застрахованного лица.